Entenda como funciona o Timebox e como esse conceito aumenta a sua produtividade e gestão de tempo
Você já ouviu falar em Timebox? O objetivo desse conceito é determinar o tempo de duração de uma atividade sem variações ao longo do tempo, otimizando a gestão das demandas e fazendo com que os processos sejam mais objetivos.
Essa estratégia de gestão de tempo permite aumentar a produtividade e tornar os processos mais ágeis, por isso, se tornou uma técnica essencial dentro da metodologia Scrum.
O que é Scrum?
O Scrum é um framework ágil que surgiu dentro do universo de desenvolvimento de softwares, mas logo passou a ser aplicado em diferentes áreas e negócios. Isso porque ele foca em garantir a entrega de projetos de forma rápida e com alta qualidade. Ou seja, é uma metodologia que foca no trabalho em equipe e estimula todos a aprenderem de forma rápida.
No Scrum, a definição de papéis é muito certa: tem um Scrum Master, um Scrum Owner e o Scrum Team. O mestre Scrum garante que o método seja entendido e aplicado pela equipe, buscando maximizar o valor do produto. Já o Scrum Owner é responsável por definir as necessidades do cliente e organizar a lista de funcionalidades a serem entregues. O Scrum Team é a equipe de desenvolvimento que fica responsável por criar o produto.
O Scrum é baseado em iterações curtas e frequentes, chamadas de Sprints. Cada Sprint tem uma duração fixa, geralmente entre uma e quatro semanas, e começa com uma reunião de planejamento. Durante o Sprint, a equipe trabalha para concluir as tarefas definidas para o período, com revisões constantes para garantir o melhor resultado. No final, há uma revisão geral do Sprint, onde a equipe apresenta o trabalho concluído e recebe os feedbacks.
Agora que você já sabe o que o Scrum e como essa metodologia funciona, chegou a hora de apresentarmos o Timebox, conceito que irá elevar ainda mais a sua produtividade dentro do Scrum.
O que é o Timebox?
O Timebox é um processo que ajuda na gestão do tempo e na produtividade. E a melhor parte é que ele não precisa ser utilizado exclusivamente dentro do Scrum, mas em diferentes processos do trabalho ou até da sua vida.
Traduzindo para português, o nome Timebox significa “Caixa de Tempo”. Isso porque basicamente o Timebox determina um limite de tempo para a realização de uma ou mais tarefas, estabelecendo um cronograma preciso.
Essa predefinição de tempo para uma tarefa permite que a pessoa que vai realizá-la se organize melhor para cumprir a meta da demanda dentro do intervalo estabelecido. Aumentando assim a sua eficiência ao realizar os projetos, finalizando-os de forma rápida e eficaz.
Timebox com duração fixa ou flexível?
O Timebox pode ser usado em diferentes segmentos e negócios, mas independentemente de onde você irá aplicar esse conceito, o primeiro passo será definir uma duração, que pode ser fixa ou flexível.
Como falamos anteriormente, o Timebox define a duração exata que um processo levará para ser concluído. Assim, se essa duração for fixa, isso significa que ao fim desse período de tempo a execução será interrompida, mesmo que o objetivo daquele processo ainda não tenha sido atingido.
Já um Timebox com duração flexível permite que esse período de tempo predefinido seja ajustado, caso necessário. Assim, se ao final do Timebox você ainda não terminou o processo, a duração pode ser estendida para que a tarefa seja executada até o final.
Tenha em mente que não existe uma definição de duração perfeita. Algumas demandas ou metas exigem uma duração fixa para garantir um fluxo mais regular de trabalho, enquanto, em outros momentos, uma duração flexível dá mais liberdade para os executores, podendo também ser usada quando não se sabe exatamente quanto tempo uma determinada tarefa pode levar para ser concluída.
Além disso, lembre-se que você não precisa escolher apenas um tipo de duração para o seu negócio. Algumas tarefas podem ter duração fixa e outras flexíveis, dessa forma, você garante um Timebox de acordo com a dificuldade de cada demanda e mantém a produtividade do seu negócio.
Como funciona o Timebox?
Independentemente se estamos considerando as demandas do trabalho ou uma lista de tarefas pessoais, se deparar com muitas coisas para fazer ao mesmo tempo, pode ser bem estressante.
Assim, o Timebox ajuda a criar um cronograma mais estruturado, programando um limite de tempo para a execução de cada coisa, potencializando a gestão de tempo e a produtividade, fazendo com que você consiga completar a sua lista de forma mais eficaz e ágil.
Agora, você deve estar pensando como você pode usar o Timebox no seu dia a dia. Confira um passo a passo completo para utilizá-lo e organize-se:
1 – Calcule o tempo necessário para cada tarefa
O primeiro passo será definir um Timebox para cada demanda, ou seja, estimar o tempo que será necessário para concluir cada um dos seus processos. Nesse momento, é essencial que você busque compreender o quanto cada tarefa demanda, incluindo tanto o tempo de execução quanto algumas pausas e até interrupções que podem acontecer no caminho.
2 – Defina se a duração será fixa ou flexível
Essa definição é muito importante para manter o fluxo de trabalho. Afinal, caso a tarefa tenha uma duração fixa, ao final do Timebox ela será interrompida mesmo que não esteja terminada. Agora, se você trabalhar com um Timebox flexível, ao final do período, você pode fazer ajustes na duração caso seja necessário.
Entenda as metas e objetivos de cada demanda e defina o tipo de duração que cada uma irá acatar. Lembre-se também que essa duração deve ser passada de forma clara para todos os envolvidos na execução das tarefas.
3 – Tenha um temporizador
O temporizador será essencial para alertar sobre a duração do Timebox. Com os períodos de tempo predeterminados para cada tarefa e o temporizador alertando quando a duração de cada uma chegou ao fim, você consegue ficar atento à execução das demandas e se manter produtivo durante todo o cronograma, sem perder nenhum prazo estipulado.
4 – Faça pausas entre cada Timebox
A verdade é que ninguém consegue ser produtivo o tempo todo. Por isso, as pausas entre Timeboxes são primordiais para que você passe para a próxima demanda com a cabeça fresca.
5 – Analise seus resultados e recomece
Trabalhar com Timebox é um ciclo, afinal, você termina uma demanda e começa outra. Sendo assim, ao concluir um desses períodos de tempo de certa tarefa, analise todo o processo e entenda o que pode ser aprimorado nas próximas Timeboxes do seu negócio. Por exemplo, você pode precisar aumentar a duração de tempo de algumas tarefas.
Usando o Timebox no Scrum
O Timebox é um conceito essencial para os sprints trabalhados no Scrum, que como vimos anteriormente, são os ciclos de desenvolvimento de cada demanda. Para garantir a produtividade das equipes, o Scrum aposta nesses ciclos menores e no Timebox, ou seja, em durações predeterminadas para cada ciclo, garantindo fluidez e eficiência na execução dos projetos.
No geral, o Scrum compreende cinco eventos que utilizam o Timebox para determinar suas durações, são eles:
Sprint
É um intervalo de tempo predeterminado para que um projeto seja executado. Aqui, o Timebox é utilizado para definir exatamente quanto tempo será necessário para que o Sprint seja realizado, definindo um prazo limite para a sua execução.
Planejamento sprint
Esse processo acontece antes mesmo do sprint, sendo essencial para entender e definir quais tarefas serão executadas dentro do Sprint para garantir que as metas e objetivos do projeto sejam alcançados. Essa etapa usa o Timebox para definir o período de tempo necessário no planejamento.
Scrum
Todos os dias durante um sprint, as equipes se reúnem para um Timebox de 15 minutos de Scrum para entrar em acordo quanto às prioridades e resolver quaisquer obstáculos que podem impedir de atingir a meta do sprint.
Avaliação do sprint
Quando um sprint é concluído, é necessário realizar uma análise do processo, ou seja, uma avaliação do que foi feito. Aqui, o Timebox utilizado é bem curto.
Retrospectiva sprint
No final do sprint também é feita uma retrospectiva, onde os executores podem discutir melhor o processo e até entender possíveis melhorias para o próximo sprint. O Timebox da retrospectiva sprint é semelhante àquele da etapa anterior.
Por que o Timebox é importante?
Ao longo do texto, falamos sobre o que é o Timebox, como ele funciona e vimos que ele pode aumentar a produtividade das equipes. Mas, por que será que esses períodos de tempo predeterminados para a realização das tarefas é capaz de aumentar a produtividade?
Veja agora porque o Timebox é importante e como ele ajuda o seu negócio:
Maior previsibilidade nos projetos
Como falamos no início do texto, o Timebox determina o tempo de duração de uma atividade sem variações ao longo do tempo, ou seja, o Timebox – ou tempo de duração – de uma atividade permanece sempre com a mesma duração.
Isso cria uma maior previsibilidade, pois todas as atividades acontecem na mesma regularidade, de forma planejada e organizada. Para as equipes, isso permite um dia a dia de trabalho mais previsível, com intervalos de tempo definidos e um cronograma organizado.
Mais planejamento para a execução das tarefas
Com a previsibilidade permitida pelo Timebox é possível planejar melhor todas as atividades que serão feitas no seu projeto, determinando exatamente quando uma tarefa termina e a próxima começa.
Além de permitir um melhor planejamento para os executores, essa organização ainda faz com que eles centralizem seus esforços para a realização de uma tarefa por vez, evitando que diferentes demandas sejam realizadas ao mesmo tempo.
Processos mais objetivos
Com cada tarefa organizada dentro de um cronograma pré-definido e um tempo de duração exato, os colaboradores conseguem ter ainda mais objetividade na hora de colocar a mão na massa.
Agora, as reuniões que poderiam ser um e-mail ou que acabam demorando mais do que previsto não existem mais. Com o Timebox, os seus processos têm um tempo de duração exato, fazendo com que os processos sejam mais objetivos e produtivos.
Assim, as tarefas são priorizadas e a execução do escopo proposto é bem organizada para serem feitas dentro do Timebox.
Mais foco para realização das tarefas
Com o Timebox, você organiza o tempo de duração de cada tarefa, contabilizando também algumas pausas durante a execução das demandas. Dessa forma, todos os colaboradores conseguem focar ainda mais no desempenho de suas funções, reservando um tempo para descansar e aumentar a produtividade.
Como falamos anteriormente, a organização do Timebox facilita que cada tarefa seja realizada no seu momento, permitindo foco total durante a execução, sem que os executores se preocupem com outras demandas ao mesmo tempo.
Melhor gestão de tempo
Com o Timebox, há um espaço de tempo pré-determinado para a realização das tarefas, e que não pode ser alterado. Isso traz um prazo limite para a execução das demandas, permitindo uma melhor gestão do tempo.
Mesmo quando um Timebox tem duração flexível, podendo ter esse prazo limite estendido, ele ainda possibilita que os executores tenham uma maior noção do tempo necessário para a realização de cada demanda, o que é muito vantajoso para a gestão de tempo dos processos futuros.
Feito é melhor que perfeito!
Com um limite predefinido para a execução das suas tarefas – seja uma demanda do trabalho ou uma atividade pessoal do seu dia a dia –, você consegue focar na execução e finalização desta tarefa e não necessariamente em realizá-la de forma perfeita.
Isso acontece, pois o Timebox aumenta o nosso senso de “dever cumprido” ao realizar as tarefas dentro do prazo, reforçando que o essencial aqui é concluir a demanda dentro de uma determinada duração e não concluí-la a ponto de deixar o projeto perfeito.
Entendeu como o Timebox tem o poder de potencializar a sua produtividade e gestão de tempo, seja no Scrum, em seus projetos do trabalho ou até para a realização de tarefas comuns do dia a dia. Quando o Timebox é aplicado, você foca na execução das suas demandas, se organiza melhor dentro dos prazos estabelecidos e consegue produzir ou executar mais e melhor, com objetividade e eficiência.
Anote todas as dicas e utilize o Timebox para organizar os projetos do seu negócio e obter resultados cada vez melhores.
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